Política de tratamiento de datos

Introducción

FRACTAL ESTRATEGIAS SOSTENIBLES SAS, dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, al Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y lo establecido en el artículo 15 de la Constitución Política, adopta la presente política de tratamiento de datos personales, garantizando la intimidad, derecho a la privacidad y buen nombre de todas las personas. La presente Política está regida por los principios de legalidad, transparencia acceso, libertad y confidencialidad.

FRACTAL ESTRATEGIAS SOSTENIBLES SAS entiende que la información personal es uno de los activos más importantes de todas las personas, por lo tanto, el tratamiento de los datos se realiza de manera cuidadosa y responsable, garantizando a las personas el respeto por el derecho del habeas data y su pleno ejercicio.

Objetivo

Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso y aplicación de los datos suministrados en los diversos sistemas administrados por Fractal Estrategias Sostenibles S.A.S.

Alcance

La presente política se aplicará a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por parte de FRACTAL ESTRATEGIAS SOSTENIBLES SAS, ya sea en calidad de responsable o encargado del tratamiento.

El tratamiento de datos personales recolectados, tratados y/o almacenados por FRACTAL ESTRATEGIAS SOSTENIBLES SAS, se hará dando cumplimento a todas las normas que rigen la materia.

Responsable y/o Encargado del Tratamiento

FRACTAL ESTRATEGIAS SOSTENIBLES SAS, será el responsable del tratamiento de las bases de datos que recolecte y trate en desarrollo de su objeto social. Los datos de contacto son:

Dirección: Calle 21 A No. 59 – 41, INT 301, Medellín
Teléfono: 312 2776701
Correo electrónico: fractal@estrategiasfractal.com

Definiciones

FRACTAL ESTRATEGIAS SOSTENIBLES SAS adopta las definiciones contenidas en ley 1581 de 2012, a saber:

“Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.”

Finalidad

FRACTAL ESTRATEGIAS SOSTENIBLES SAS establece las siguientes finalidades con respecto a la recolección y tratamiento de datos personales, para cada uno de los siguientes grupos:

CLIENTES: Estos datos son recolectados con fines empresariales y comerciales como lo es mejorar los servicios, responder a sus necesidades o inquietudes, ofrecer productos y servicios, identificación y autenticación de su identidad, seguimiento a la relación comercial y/o contractual, y validación de antecedentes a través de consultas, de manera segura, en listas nacionales o internacionales, con el fin de conocer los reportes, antecedentes, procesos y demás actividades del cliente que puedan considerarse como contratarias a la ley, especialmente con actividades vinculadas con el lavado de activos y/o financiación del terrorismo.

En particular, los clientes usuarios del Software Circulab: los datos ingresados serán recolectados con la finalidad de mantener un control por parte del usuario de los recursos utilizados, generar indicadores de sostenibilidad que propicien el análisis y la toma de decisiones orientadas a crear un modelo de economía circular. Por parte de Fractal Estrategias Sostenibles S.A.S, los datos introducidos por sus clientes en dicho programa pueden ser utilizados para fines estadísticos (sin revelar nombres o condiciones particulares de cada cliente) con la finalidad de generar indicadores segmentados por actividad económica, por proceso productivo, entre otros, que le permitan a la organización el diseño de estrategias, soluciones, productos o servicios orientados a la sostenibilidad.

Estos datos serán recolectados, tratados y/o almacenados en virtud de una relación legal, contractual o estatutaria e incluye los datos del cliente, o sus dependientes o colaboradores y serán usados exclusivamente para los fines ya descritos en los párrafos anteriores, los cuales autoriza el cliente al momento de suscribir el formato de autorización de tratamiento de datos personales.

EMPLEADOS: Esta finalidad incluye todo lo relacionado la relación laboral en todas sus etapas, desde el proceso de selección, ya sea por FRACTAL ESTRATEGIAS SOSTENIBLES S.A.S. o por un tercero designado para tal fin; cumplir con todas las obligaciones de FRACTAL ESTRATEGIAS SOSTENIBLES S.A.S. en calidad de empleador y validar el cumplimiento por parte del empleado. Así mismo puede ser utilizada la imagen del trabajador con fines publicitarios entregados a clientes o publicada en la página web de la empresa o sus redes sociales. Dichas piezas gráficas pueden incluir (sin excluir otro tipo de modalidad) fotografías o videos del empleado únicamente en el lugar de trabajo y realizando las labores propias de su cargo. Los datos de los empleados serán almacenados incluso después de terminada la relación laboral, bajo estrictos controles de seguridad, con el fin de poder demostrar el cumplimiento de las obligaciones de FRACTAL ESTRATEGIAS SOSTENIBLES S.A.S.

PROVEEDORES Y CONTRATISTAS: Estos datos son recolectados con fines empresariales y comerciales como lo es ofrecer productos y servicios, identificación y autenticación de su identidad, seguimiento a la relación comercial y/o contractual, y validación de antecedentes a través de consultas, de manera segura, en listas nacionales o internacionales, con el fin de conocer los reportes, antecedentes, procesos y demás actividades del cliente que puedan considerarse como contratarías a la ley, especialmente con actividades vinculadas con el lavado de activos y/o financiación del terrorismo.

En particular, los clientes usuarios del Software Circulab: , los datos ingresados serán recolectados con la finalidad de mantener un control por parte del usuario de los recursos utilizados, generar indicadores de sostenibilidad que propicien el análisis y la toma de decisiones orientadas a crear un modelo de economía circular. Por parte de Fractal Estrategias Sostenibles S.A.S, los datos introducidos por sus clientes en dicho programa pueden ser utilizados para fines estadísticos (sin revelar nombres o condiciones particulares de cada cliente) con la finalidad de generar indicadores segmentados por actividad económica, por proceso productivo, entre otros, que le permitan a la organización el diseño de estrategias, soluciones, productos o servicios orientados a la sostenibilidad.

Estos datos serán recolectados, tratados y/o almacenados en virtud de una relación legal, contractual o estatutaria e incluye los datos del cliente, o sus dependientes o colaboradores y serán usados exclusivamente para los fines ya descritos en el párrafo anterior, los cuales autoriza el cliente al momento de suscribir el formato de autorización de tratamiento de datos personales.

CONTRATANTES: En caso que sea necesario que FRACTAL ESTRATEGIAS SOSTENIBLES S.A.S. comparta con algún (os) contratante (s) datos personales que haya recolectado, tratado y/o almacenado, garantizará que cuenta con la autorización de los titulares para compartir los datos y deberá validar que el tercero cumpla con todas las disposiciones de la ley 1581 de 2012 y todas las normas que reglamenten la materia.

Obligaciones del Responsable y/o Encargado del Tratamiento

Fractal Estrategias Sostenibles S.A.S, sociedad comercial legalmente constituida, identificada con NIT 901.364.866-1, con domicilio principal en la Calle 21ª 59-41 Int 301 de la ciudad de Medellín, República de Colombia, se obliga, frente al tratamiento de datos suministrados a lo siguiente:

Garantizar al titular el ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular de la información.
Informar debidamente al títular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
Actualizar la información con todas las novedades respecto de los datos que previamente se hayan suministrado y adoptar las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la información.
Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Mantener la privacidad de los datos del titular y usarlos únicamente para los fines descritos en esta política de datos.

Derechos de los titulares

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento.
Ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en esta Política de Tratamiento de Datos, en la ley y demás normas sobre tratamiento de datos personales.
Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Procedimiento para Actualizar, Corregir, Rectificar, Suprimir los Datos del Titular o Revocar la Autorización para el Tratamiento:

El titular de los datos personales puede solicitar a FRACTAL ESTRATEGIAS SOSTENIBLES SAS, en cualquier momento, a través del correo electrónico juridica@estrategiasfractal.com, que sus datos personales tratados sean actualizados, corregidos, rectificados o suprimidos, sin necesidad de exponer sus motivos o solo porque así lo desea.

Para poder efectuar la actualización, corrección, rectificación o supresión, el Titular debe tramitar la solicitud dirigida a FRACTAL ESTARTEGIAS SOSTENIBLES, indicando:

Nombre completo e identificación del titular de los datos.
Datos de ubicación del titular como la dirección, departamento, ciudad y teléfono de contacto.
Descripción del procedimiento que desea realizar (actualización, corrección, rectificación o supresión).
Puede adjuntar documentos que soporten la solicitud (este punto es opcional).

Recibida la solicitud del Titular de los datos personales por medio del correo juridica@estrategiasfractal.com, con los puntos correctamente diligenciados para tramitarla de manera correcta, FRACTAL ESTARTEGIAS SOSTENIBLES SAS tendrá diez (10) días hábiles desde la fecha su recepción y deberá informar al titular, por el medio que este haya autorizado, sobre la atención de su solicitud.

De no cumplir el Titular con los puntos correctamente diligenciados para tramitar la solicitud dirigida al responsable o encargado del tratamiento, se le solicitará al Titular (interesado) la corrección de los requisitos dentro de los siguientes cinco (5) días a la fecha de recepción. Al transcurrir quince (15) contados a partir de la fecha, desde que se le solicita al Titular el cumplimiento de los requisitos establecidos, y no obtener respuesta alguna o insistir en el procedimiento equivocado, se asimilará como desistimiento de la solicitud.

Si por parte de FRACTAL ESTRATEGIAS SOSTENIBLES SAS, no ha sido posible dar respuesta a la solicitud dentro del término señalado, se le informará al Titular (interesado), listando y detallando los motivos por los cuales no fue posible atender su solicitud y notificándole la fecha en la que será resuelta.

Consulta y Acceso a los Datos por los Titulares

Los titulares de los datos personales podrán consultar la información personal que tenga FRACTAL ESTRATEGIAS SOSTENIBLES SAS, enviando una solicitud al correo juridica@estrategiasfractal.com, indicando su nombre y habilitando medios de comunicación electrónicos para que FRACTAL ESTRATEGIAS SOSTENIBLES SAS pueda enviar la información. De igual manera, la persona que solicita acceso a los datos deberá demostrar su identidad y legitimidad para acceder a los mismos.

FRACTAL ESTRATEGIAS SOSTENIBLES SAS tendrá un término de quince (15) días hábiles para atender estas solicitudes.

De igual manera, FRACTAL ESTRATEGIAS SOSTEIBLES SAS garantiza que los titulares tendrán acceso a sus datos personales de manera gratuita, previa acreditación de su identidad y legitimidad, a través del correo juridica@estrategiasfractal.com.

Tratamiento de Datos Sensibles

FRACTAL ESTRATEGIAS SOSTENIBLES SAS entiende que el tratamiento de datos sensibles está prohibido por ley, salvo autorización expresa del titular. Ninguna actividad ya sea comercial, laboral o de cualquier otra índole, podrá condicionarse a que el titular suministre datos sensibles.

Disposiciones Varias

Todas las anteriores estipulaciones se entienden establecidas sin perjuicio de los requerimientos que válidamente realicen las autoridades judiciales y/o administrativas y las demás excepciones establecidas en la Constitución, la Ley y el Reglamento sobre la materia.
La transferencia internacional de datos personales se regirá por el Artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
FRACTAL ESTRATEGIAS SOSTENIBLES SAS prohíbe el tratamiento de datos personales de niños y adolescentes menores de edad, salvo autorización expresa de sus representantes legales. Todo tratamiento que se llegare a hacer respecto de los datos de los menores, deberá asegurar los derechos prevalentes que la Constitución Política reconoce a estos, en armonía con el Código de la Infancia y la Adolescencia.
Cualquier recolección, tratamiento y/o almacenamiento de datos personales que realicen los colaboradores de FRACTAL ESTRATEGIAS SOSTENIBLES SAS deberá hacerse con autorización previa y escrita del titular. El incumplimiento de este deber acarreará las sanciones que establece la Ley o el Contrato.
La permanencia de los datos en los sistemas de información de FRACTAL ESTRATEGIAS SOSTENIBLES SAS estará determinada por la finalidad de dicho tratamiento. En consecuencia, agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, FRACTAL ESTRATEGIAS SOSTENIBLES SAS procederá a su destrucción o devolución, según el caso, o bien a conservarlos según lo dispuesto en la Ley, en el acto o contrato en virtud del cual se obtuvieron, adoptando las medidas técnicas que impidan un tratamiento inadecuado.
FRACTAL ESTRATEGIAS SOSTENIBLES SAS garantiza que ha adoptado medidas de seguridad físicas, lógicas y administrativas, las cuales se clasifican en nivel alto, medio y bajo, de conformidad con el riesgo de los datos personales tratados.
Los datos suministrados por el proveedores y clientes serán utilizados para realizar consultas de antecedentes penales, fiscales, disciplinarios y en la Oficina de Control de Activos Extranjeros de Estados Unidos (lista OFAC) previo a su contratación y /o realización de cualquier negocio jurídico o cualquier otra lista nacional o internacional.

Vigencia

La presente política de tratamiento y protección de datos personales rige a partir de su publicación en la página www.estrategiasfractal.com. Toda información no contemplada en la presente política, se reglamentará de acuerdo al Régimen General de Protección de Datos Personales vigente en Colombia.

Esta política podrá ser actualizada o modificada en cualquier momento por FRACTAL ESTARTEGIAS SOSTEIBLES, y dicha actualización regirá desde su publicación en la página y notificación y aceptación por parte de los titulares de los datos.

Fecha de entrada en vigencia:

7 de julio de 2022